【簡単ですぐできる】Wordを使った見栄えの良い文書の作り方

珍しく嫁ちゃんが私を頼ってきています（驚き）

人様に見せる文書となるとたとえ字が綺麗だとしても手書きってわけにはいかなかったりしますよね。

パソコンを使って文書を作る方法はいくつかありますが、最もポピュラーなのがWordじゃないでしょうか。

この記事では、Wordを使って

この程度の簡単な書面がすぐに作れるようになる方法をご紹介します。

ここで紹介する機能が使えるようになるだけで結構見栄えの良い文書が作れるようになります。

見栄えの良い文書を簡単にすぐ作るための１２の機能

ご紹介する機能は以下の通りです。

読みながら順番に操作していけば読み終わった時には文書が完成しています。

Wordの起動方法

画面左下のWindowsボタンをクリック、またはキーボードのWindowキーを押します。

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スタート画面が出ますので、左側をスクロールし、WのところからWordをクリックします。

するとWordが起動して下のような画面が表示されますので「白紙の文書」をクリックします。

これでWordを使う準備ができました。

Word画面の見方

編集画面について簡単にお話します。

①文書を書く”紙”の部分です。

ここに文字を入れたり位置や大きさを変えたりして実際に作成したい文書を作っていきます。

②このエリアをリボンといいます。

様々な編集機能がカテゴリ別にまとめられており、これらを使って見栄えのいい文書を作ります。

③リボンタブといいます。

文字の部分をクリックすると、そのカテゴリに応じた機能が表示されます。
（上の画像ではホームタブが押された状態です）

文書づくりの基本ルール

では早速文字を入力してみましょう。

まずは今日の日付を入れてみてください。

文字は上の画像の緑枠の中に入ります。（緑枠の外側は余白です）

日付が入りましたね。

このように文字を入力すると文字は必ず左端から入ります。

この文字をリボンにある機能を使って位置や大きさなどを変える。

これを繰り返して文書を作っていくのが基本となります。

文字の中央揃え、右揃え

例文のように文書を作成した日付は右に寄せるのが一般的です。

ですので、この日付を右端に移動させてみましょう。

ここでご紹介するのは文字を入力して画面左端に表示された文字を画面中央や右端に持ってくる方法です。

リボンのホームタブ→段落のカテゴリにあるこの記号を使います。

４つのボタンがあり左から

「左揃え」「中央揃え」「右揃え」「両端揃え」と言います。

使い方は、まず動かしたい文字がある段落にカーソルを持ってきます

段落内にあればカーソルの位置はどこでも構いません。

次にその状態で「右揃え」のボタンをクリックします。

無事に右端に移動させることができましたね。

同じ操作で「中央揃え」を押せば画面中央に文字が移動します。

では、練習で例文のように「日付」から「全社会議のご案内」までの文字を入力→それぞれの場所に移動させてみましょう。（各段落、１行間を空けてください）

いかがでしょう？できましたか？

こんな感じになっていればＯＫです。

文字の大きさを変える

「全社会議のご案内」というところはこの文書の見出しになる部分です。

見出しは文書の内容を書き記した最も伝えたいところですので読み手に真っ先に目に付くようにしないといけません。

ですので、ここでは文字のサイズを大きくすることで目立つようにしていきます。

文字の大きさを変えるのはリボンのホームタブ→フォントの部分を使います。

ここの機能を使う時は、大きさを変えたい文字を範囲選択します。

上の画面のように「ご案内」の先頭か末尾にカーソルを入れ、反対端までドラッグします。

ちゃんと範囲選択されるとその場所に色が付きます。

それを確認したらリボンのフォント内にある数字横の下向き矢印をクリックします。

すると文字サイズがプルダウンで表示されるのでお好みの大きさを選びクリックします。

試しに「24」で変更してみましょう。

文字が大きくなって見出しっぽくなりました。

文字の開始位置を調整する（インデント）

先程、文字を中央や右端に持ってくる方法を覚えましたが、場合によっては

段落の文字の始まりを１～２文字だけ右に持ってきたい

なんて時が出てくると思います。

文字の開始位置を設定するWordの機能をインデントといいます。

インデント操作には

という２通りの操作方法があります。

ここでは１文字単位で文字を動かす方法を紹介します。

まず、先程の続きで本文を入力します。

入力した文章を２文字分右に動かしてみましょう。

まず、段落を選択します。

１つの段落を選ぶ場合はその段落のどこでもいいのでカーソルを入れればOKでした。

今回は３つの段落を動かしたいので、段落の選択も一度に３つ選択します。

複数の段落を選択する方法は段落の左側の余白部分にマウスポインタを持ってきて３段落分下にドラッグします。

この状態でインデントボタンの右矢印の方を２回クリックします。

正しく操作できていれば３つの段落の先頭が２文字分右から始まっているはずなので上の画像を参考に確認してみてください。

特定の書式の自動挿入

文章で「頭語と結語」や「記書き」という「冒頭と末尾でセットで使われる言葉」があります。

「頭語と結語」は手紙などで冒頭に「拝啓」を使ったら文末は「敬具」で締めるといったもの。

「記書き」とは例文にあるように「文書のなかで最も伝えたいことを箇条書きにしたもの」です。

Wordではこのようにセットで使われるものの冒頭の言葉を入力すると自動的に末尾の言葉も入力され、しかも文字の位置も自動で調節される便利な機能があります。

例文にある「記」の場合は入力すると自動的に中央揃えになり、文末にセットで使われる「以上」が右揃えで入力されます。

実際に使ってみましょう。

段落を変えて「記」と入力し、Enterキーで段落を変えてみてください。

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次に「記」と「以上」の間に必要な文章を入力していきます。

箇条書き・段落番号の使い方

例文の「会議内容」のところで文章が２文字分右から始まっています。

これはインデントを使うことで可能になることを先程覚えましたね？

さらにここでは箇条書きが使われ、冒頭に番号が振られています。

「１．」と手入力しても良いのですが、箇条書きの項目が例文のように４つとかではなく、もっと多い場合などは面倒だったりします。

そこでWordの機能を使って一度に箇条書きにしたり、番号を振ったりしてみましょう。

箇条書きの作り方は２通りあります。

項目を先に全部入力して後から箇条書きにする方法

まずは箇条書きにする項目を先に入力してしまいます。

注意点として、この時には「頭に記号や番号は入力しない」でください。

それらは箇条書きの機能を使った時に自動で入ってくれるからです。

入力ができたらまず全体（赤枠内）を２文字分右に移動させ、上の段落と位置を揃えます。

操作方法は先程と同様に

です。

次に同様の操作で青枠内の段落をもう２文字分右に移動させましょう。

４段落をまとめて選択して右に２文字移動させます。

移動させたらそこでストップ！

移動させた４段落に段落番号を付けたいので、範囲選択を解除せずそのまま次の操作に移ります。

赤枠で囲ったボタンで箇条書きと段落番号を入れることができます。

今回は番号を入れたいので、右側のボタンをクリックします。

番号が不要で単に「・」としたい場合は左側のボタンをクリックします。

先に箇条書きの記号や番号を振ってから項目を入力する方法

箇条書きにする内容がはっきり決まってなく

「いくつ書くかわからないけどとりあえず箇条書きで書き出したい」

なんて時はこちらの方法が便利かもしれません。

この場合は、「日時」から「会議内容」までを普通に入力して段落を変えます。

段落の先頭にカーソルがあるのを確認したらそこで箇条書きボタンを押します。

すると文頭に段落番号が入ります。

この状態で箇条書きにしたい内容を入力していきます。

ひとつの項目を書き終えて、次の項目に移りたいときは普通にEnterキーを押して段落を変えると

次の段落番号が自動で入力されるので、引き続き項目を入力していきます。

すべての項目の入力が終わったら、段落を改めた後にもう一度箇条書きボタンを押すと設定が解除されます。

その後、インデント機能を使って文頭に位置を調整してみましょう。

文字の均等割り付け

上の画像の赤枠で囲った異なる文字数の箇所の幅を統一すると見栄えが良くなります。

この場合は「日時」「場所」に隙間を入れて、「会議内容」と幅を合わせればいい感じになります。

このような時に使うのが「文字の均等割り付け」という機能です。

早速使ってみましょう。

まず、均等割り付けをしたい文字を範囲選択します。

「日時」を範囲選択してみましょう。

「日時」に範囲選択していることを示す色が付けば準備完了。

「均等割り付け」ボタンをクリックします。

すると、赤枠で囲った画面が出てきます。

これは「現在２文字分の幅で表示されている文字を何文字分の幅で表示しますか？」とWordが訊ねてきているのです。

今回は「会議内容」に幅を合わせたいので４文字分で表示してもらうようWordにお願いしましょう。

「新しい文字列の幅」に右の上向き矢印をクリックして「４」にします。

文字を消して直接「４」と入力しても大丈夫です。

「４」にしたら「OK」ボタンを押します。

「日時」の文字幅が「会議内容」と揃いました。

同様の方法で「場所」の文字幅も変えてみてください。

作った書面を印刷する

以上の操作で文書が完成しました！

作成した文書は印刷することが多いと思いますので印刷の方法も覚えておきましょう。

リボンの「ファイル」タブをクリックします。

画面が切り替わったら左にある「印刷」をクリックします。

印刷画面での基本操作は以下の３つです。

画面右に印刷される文書のプレビュー（こんな感じに印刷されますよ、というイメージ画面）が表示されますので確認を忘れずに。

手直ししたいと思った時は画面左上の矢印ボタンを押すと編集画面に戻れます。

文書を保存する

後で再び使う可能性がある文書はWordを閉じる前に必ず保存しましょう。

保存せずに閉じるとそれまでに作った文書が全て消えてしまいますので注意してください。

リボンの「ファイル」タブをクリック。

左側の「名前を付けて保存」をクリック。

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左の画面に切り替わるので「①このPC」→「②ドキュメント」をクリック。

すると右の画面に切り替わります。

今回は保存した場所が確認しやすいように、デスクトップに保存してみます。

「③デスクトップ」をクリック→「④ファイル名」を決めて「⑤保存」をクリックします。

これでデスクトップにファイルが保存されています。

画面を閉じる

Wordを閉じる時はWord画面右上の「✕」ボタンをクリックします。

画面を閉じたらデスクトップを確認してみましょう。

作成した文書がデスクトップに保存されていることがわかります。

文書の保存ができていない状態でこの操作をすると注意を促すポップアップが表示されます。
必要な場合は忘れずに保存をしましょう。

すぐできる文書の作り方のまとめ

今、あなたが使えるようになった機能をおさらいします。

いかがでしたか？

やることは多いと感じたかもしれませんが、ひとつひとつの操作は思ったより簡単だったのではないでしょうか。

あとは実際に文章を入力してどんどん操作してみてください。

実際に動かさないといつまで経っても操作は覚えられません。

「習うより慣れよ」でじゃんじゃんWordをいじり倒してください。

この記事を見直す事無くこれらの機能を使えるようになったら、あなたは「Wordが少しデキる人」になってますよ。

最後までお読みいただきありがとうございました。